Управление документами

Ускоряется занесение информации в систему

Быстрое создание документов


Электронные документы создаются на основе готовых шаблонов или заносятся из почты или сервиса обмена. Бумажные документы подхватываются со сканера.
Для массовой обработки документов используются службы ввода и преобразования, а также интеллектуальное решение DIRECTUM Ario — все поля карточки заполняются автоматически.
С мобильными решениями документы можно создавать прямо с камеры смартфона или планшета.

Риск потери документов сводится к минимуму

Упорядоченное хранение и управление жизненным циклом


Документы располагаются в едином хранилище, пользователи работают со ссылками на документы и могут сохранять их в разных папках.
Структура папок задается исходя из организационной структуры, процессов или личных потребностей сотрудника.
Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты.
Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования либо ее можно поменять вручную.
Версионность позволяет отслеживать изменения в документе и помогает избежать накопления дублей. Количество версий одного документа неограниченно.
Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в долговременный архив.

На 84% сокращается среднее время поиска документов

Удобный поиск документов


Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или по содержимому. Критерии поиска можно постепенно уточнять.
Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.

Повышается уровень безопасности и конфиденциальность информации

Соблюдение конфиденциальности доступа


Автор документа настраивает права доступа пользователей (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), что обеспечивают защиту от несанкционированных действий.
Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал.
Дополнительной защитой текста электронного документа может стать шифрование — на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля.

Гарантия авторства и неизменности электронного документа

Работа с электронной подписью


ЭП заменяет традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность содержания документа.
Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами.
По истечении действия сертификата ЭП, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.


Решайте свои задачи комплексно